Format dan Contoh Soalan Peperiksaan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (Seksyen A)

Seksyen A:

Pengetahuan Am Mengenai Malaysia dan Alam Sekeliling 

Penerangan Format

Ianya adalah seksyen pertama dalam kertas penilaian dan merupakan seksyen yang mempunyai paling banyak soalan. 

Setiap calon diberikan masa 40 minit untuk menjawab 50 soalan. Ianya tertakluk kepada perubahan (tertakluk kepada jenis peperiksaan SPA). Contohnya terdapat perbezaan dengan peperiksaan bertulis jawatan lain sebelum ini (45 minit/60 soalan) 

Tapi secara umumnya format ini merupakan format yang digunapakai sehingga tahun ini seperti yang telah dinyatakan dalam edaran umum SPA tahun 2014, iaitu :

• Tempoh: 40 minit
• Jumlah Soalan: 50 soalan

Soalan yang terkandung dalam bahagian ini meliputi skop yang sangat luas dan seringkali berada di luar jangkaan. Ianya menuntut anda mempunyai pengetahuan asas yang luas dan sebenarnya ianya berpaksikan kepada sejauh mana anda peka dengan persekitaran. 

Ini merupakan satu kriteria penting yang diuji dalam bahagian ini, bagaimana anda peka dan sensitif kepada isu-isu penting lebih-lebih lagi yang melibatkan isu-isu nasional. Tetapi melalui analisis yang mendalam, sebenarnya soalan-soalan mencakupi beberapa bahagian yang penting yang menjadi paksi kepada pembahagian soalan-soalan dalam bahagian ini. Kita akan menganalisis satu persatu bahagian yang dikemukakan soalan dalam seksyen A ini. 

Antara skop pengkhususan (PENTING) soalan dalam bahagian ini ialah;

Soalan KHUSUS berkaitan jawatan (PENTING!)

• Sebagai contoh: Untuk jawatan Pegawai Arkib, seharusnya ada soalan berkaitan jawatan dan Jabatan Arkib 
• Juga terma-terma berkaitan tugas Pegawai Arkib 
• Ianya khusus untuk menguji kepekaan pemohon terhadap kementerian/jabatan terlibat. Buat persediaan khusus tertumpu pada pecahan ini

Contoh Soalan Seksyen A SPA

1.       Rekod merujuk kepada

I.    Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat.

II.      Termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku dan peta.

III.    Pelan, lukisan, gambar foto, mikro filem, filem sinematograf dan rakaman bunyi.

IV.    Rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya.

A.      I dan II

B.      I, II dan III

C.      II, III dan IV

D.      I, II, III dan IV

            2.       Jawab soalan ke 2 dan 3 berdasarkan kepada maklumat di bawah

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmatan awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib.

A.      Rekod suruhanjaya

B.      Rekod awam

C.      Rekod kerajaan

D.      Rekod masyarakat

3.       Rekod yang diterima secara rasmi akan disimpan di mana?

A.      Arkib Negara Malaysia

B.      Arkib Negara Negeri

C.      Arkib Negara Daerah

D.      Arkib Negara Bandar

4.       Rekod tidak aktif merujuk kepada

A.      Rekod yang tiada kepentingan dalam pentadbiran kerajaan.

B.      Rekod digital berkaitan sejarah dan peristiwa penting negara yang tidak lagi menjadi rujukan utama.

C.      Rekod yang tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil ke atas rekod itu atau rekod yang tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian di jabatan/agensi kerajaan.

D.  Rekod semasa yang pernah digunakan dalam sidang akhbar-akhbar utama negara dan kini sudah tidak digunakan lagi sebagai rujukan utama pentadbiran kerajaan.

5.    Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat atau tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.

Hal ini merujuk kepada

A.      Tamat perkhidmatan

B.      Tamat siasatan

C.      Tamat rekod

D.      Tamat tindakan

6.       Di antara yang berikut, manakah yang berkaitan dengan Tutup Fail?

I.        Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4cm

II.      Ianya hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.

III. Fail juga ditutup setelah selesai segala tindakan dan tiada rujukan yang perlu diambil oleh jabatan/agensi kerajaan.

IV.    Fail ditutup kerana tiada kepentingan dalam membuat rujukan berkaitan.

A.      I dan II

B.      I, II dan III

C.      II, III dan IV

D.      I, II, III dan IV

7.   Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya merujuk kepada

A.      Pemusnahan

B.      Pemindahan

C.      Pengasingan

D.      Pelupusan

8.       Jadual Pelupusan Rekod digunakan untuk

A.      Merangka dan merancang fail-fail yang bakal dilupuskan dari arkib.

B.  Membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan.

C.   Melupuskan rekod yang tidak diperlukan untuk memastikan maklumat yang penting sahaja disimpan.

D.    Menyusun fail-fail yang bakal dilupuskan mengikut keutamaan dan melebihi tempoh masa yang dijadualkan.

9.   Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan merujuk kepada

A.      Pemusnaan

B.      Pemindahan

C.      Pengasingan

D.      Pelupusan

          10.   Jawab soalan ke 10 berdasarkan kepada maklumat di bawah

Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara

                                                                                                                                                                          

          Istilah yang paling sesuai untuk menggambarkan pernyataan di atas ialah

A.      Pemusnaan

B.      Pemindahan

C.      Pengasingan

D.      Pelupusan

11.  Pejabat X merujuk kepada sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan mana-mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pejabat berkuasa berkanun atau perusahaan Kerajaan.

Apakah jawapan yang sesuai bagi mewakili pejabat X?

A.      Pejabat Rasmi

B.      Pejabat Kerajaan

C.      Pejabat Arkib

D.      Pejabat Awam

12.   Di antara yang berikut, manakah yang BENAR mengenai Bahan Arkib?

I.        Arkib adalah rekod yang tidak aktif yang mempunyai nilai sejarah dan kebangsaan, dipelihara dan disimpan kekal di Arkib Negara.

II.      Bahan Arkib adalah amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.

III.    Bahan Arkib turut digunakan sebagai rujukan oleh semua jabatan-jabatan, agensi-agensi kerajaan dan swasta.

IV.    Bahan Arkib boleh dijadikan rujukan peperiksaan dalam sukatan pendidikan negara.

A.      I dan II

B.      I, II dan III

C.      II, III dan IV

D.      I, II, III dan IV

13.   Arkib Negara Malaysia menawarkan perkhidmatan-perkhidmatan pengurusan rekod kepada Kementerian / Jabatan / Agensi Kerajaan seperti berikut KECUALI

A.      Memberi khidmat nasihat kepakaran Pengurusan Rekod.

B.      Menyediakan perkhidmatan penilaian rekod.

C.      Memberi kelulusan pemusnahan rekod.

D.      Memberi khidmat nasihat berkaitan urusan percetakan Rekod Arkib.

14.   Bilik Y adalah ruamg simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif supaya penggunaan, penyelenggaraan, dan pengawalan.

Bilik Y merujuk kepada

A.      Bilik Kebal

B.      Bilik Rekod

C.      Bilik Rahsia

D.      Bilik Arkib

15.   Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan yang mengamalkan Pengurusan Rekod yang baik akan mendapat faedah-faedah berikut KECUALI

I.        Dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyen dan berkesan.

II.      Dapat menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan cekap.

III.    Berupaya membuat dasar dan keputusan yang tepat dan berkualiti.

IV.    Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)

A.      I dan II

B.      I, II dan III

C.      II, III dan IV

D.      I, II, III dan IV

16.   Sesebuah Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan perlu melaksanakan pelupusan rekod apabila:

A.      Tindakan ke atas rekod awam telah ditamatkan bagi tempoh lebih daripada 5 tahun.

B.      Habis tempoh yang dipersetujui antara Ketua Pengarah Arkib Negara dengan Ketua Pentadbir pejabat awam.

C.      Kedaaan fizikal rekod tersebut tidak mengizinkan pemeliharaan yang berterusan.

D.      Semua jawapan di atas adalah benar.

17.   Pilih pernyataan yang SALAH mengenai Pengurusan Rekod

A.      Pengurusan rekod adalah pengawalan rekod secara sistematik mulai daripada rekod itu diwujudkan sehinggalah ia dilupuskan.

B.      Ia meliputi pengurusan rekod ke atas keseluruhan kitaran hayat sesuatu rekod tersebut.

C.      Kitaran hayat rekod bermula sejak ia diwujudkan dan berakhir apabila ia dilupuskan samada dimusnahkan atau dipindah ke Arkib Negara untuk simpanan kekal.

D.      Rekod-rekod yang disimpan hanya terdapat dalam bentuk bercetak sahaja.

           18.   Pilih pernyataan yang SALAH

Jawapan	Arkib	Lokasi
A.	Rekod Aktif	Bilik Registri
B.	Rekod Separa Aktif dan Tidak Aktif	Bilik Rekod Jabatan
C.	Rekod Terperingkat	Kabinet Khas Berkunci atau Bilik Kebal
D.	Rekod Terbengkalai	Bilik Pendaftaran

            19.   Mengapakah rekod perlu diwujudkan?

A.   Sebagai bahan bukti kepada sesuatu perkara yang berlaku sama ada peristiwa, arahan, keputusan, nasihat atau cadangan yang dibuat semasa melaksnakan sesuatu tugas rasmi.

B.    Untuk menyediakan maklumat dan rekod yang tepat dan memastikan rekod disediakan pada individu yang tepat.

C.    Memastikan rekod disediakan pada waktu dan tempat yang sesuai serta tepat  dan rekod diurus sebaik mungkin dan mengurangkan bebanan kos.

D.      Memastikan rekod yang tepat digunakan untuk proses memutuskan keputusan

            20.   Jawab soalan ke 20 berdasarkan kepada maklumat di bawah :

·         Kesahihan        ·         Keandalan        ·         Keutuhan        ·         Kebolehgunaan        ·         Ketepatan, Kecukupan dan Kesempurnaan

Berdasarkan maklumat di atas, ianya merujuk kepada

      A.      Ciri-ciri Arkib

B.      Ciri-ciri Data

C.      Ciri-ciri Rekod

D.      Ciri-ciri Fail